Szkółka roślinna to biznes, w którym sprzedaż odbywa się na wielu kanałach jednocześnie: bezpośrednio w miejscu produkcji, przez Allegro, telefonicznie, mailem. Każda transakcja wymaga dokumentu - faktury VAT, paragonu, potwierdzenia zamówienia. Gdy dokumentację prowadzi się w kilku miejscach naraz (zeszyt, Excel, aplikacja do faktur), szybko robi się bałagan. FloraSoft zbiera całą sprzedaż w jednym miejscu.
Co zajmuje producentom roślin najwięcej czasu?
Rozmawiając ze szkółkarzami, słyszymy podobne frustracje:
- Przepisywanie danych klienta do programu fakturowego za każdym razem
- Szukanie, czy dana faktura została opłacona, bo nie ma jednego widoku
- Brak historii zamówień konkretnego klienta - co brał, kiedy, ile płacił
- Eksport danych do biura rachunkowego raz w miesiącu: wyciąganie faktur z różnych miejsc
- Oddzielne śledzenie zamówień z Allegro i bezpośrednich
FloraSoft rozwiązuje każdy z tych problemów jedną aplikacją.
Faktury i zamówienia w FloraSoft
Baza klientów B2B i B2C
Każdy klient - czy to hurtownia z NIP-em, czy osoba fizyczna kupująca przez Allegro - ma swoją kartę w systemie. Przy wystawianiu kolejnej faktury dane klienta uzupełniają się automatycznie. Koniec z przepisywaniem adresu za każdym razem.
W karcie klienta widzisz całą historię zamówień: co kupował, kiedy, na jakie kwoty, czy płatności były terminowe. To przydatne zarówno przy rozmowach handlowych, jak i przy decyzjach o warunkach kredytu kupieckiego.
Wystawianie faktur i paragonów
Nową fakturę tworzysz skrótem Cmd+N (macOS) lub z poziomu listy zamówień. Wybierasz klienta, dodajesz pozycje z katalogu roślin, ustalasz metodę płatności i drukujesz. System pilnuje numeracji i generuje poprawny PDF gotowy do wysyłki lub wydruku.
Paragony (dla sprzedaży detalicznej, np. przy szkółce) są generowane w analogiczny sposób - oddzielna seria numeracji, osobny wydruk.
Statusy płatności i filtry
Lista faktur jest przefiltrowana według statusu: Nieopłacone, Opłacone, Przeterminowane. Nie musisz otwierać każdej faktury, żeby sprawdzić, co czeka na płatność. Możesz też filtrować według klienta, zakresu dat lub metody płatności.
Eksport CSV i PDF
Na koniec miesiąca eksportujesz wszystkie faktury do CSV jednym kliknięciem - gotowy plik dla biura rachunkowego lub importu do programu księgowego. Możesz też eksportować poszczególne faktury jako PDF do archiwum.
Progi cenowe i rabaty dla stałych klientów
FloraSoft obsługuje volume pricing - ceny, które zmieniają się w zależności od zamawianej ilości. Możesz zdefiniować dla każdego produktu np.:
- 1–9 szt. → 12 zł/szt.
- 10–49 szt. → 10 zł/szt.
- 50+ szt. → 8,50 zł/szt.
Przy tworzeniu zamówienia system automatycznie dobiera właściwą cenę na podstawie ilości. Koniec z ręcznym liczeniem rabatów i ryzykiem pomyłki przy większych zamówieniach hurtowych.
Kontrola stanów magazynowych przy wystawianiu faktury
Gdy dodajesz pozycje do zamówienia, FloraSoft sprawdza aktualny stan magazynowy każdego produktu. Jeśli ilość w zamówieniu przekracza dostępny stan, system wyświetla ostrzeżenie - zanim faktura trafi do klienta, a nie po tym, jak okaże się, że nie masz towaru.
Przy zamówieniach z Allegro stany są rezerwowane automatycznie w momencie potwierdzenia zamówienia, co zapobiega podwójnej sprzedaży tego samego towaru.
Dokumentacja przy wysyłce roślin
Wysyłka roślin do podmiotów profesjonalnych (inne szkółki, hurtownicy, centra ogrodnicze) wymaga nie tylko faktury, ale też paszportu roślin dołączonego do każdej partii. FloraSoft integruje te dwa procesy - z poziomu zamówienia możesz wydrukować zarówno fakturę, jak i etykiety paszportowe dla wszystkich pozycji.
Dzięki temu przy pakowaniu masz komplet dokumentów w jednym miejscu, bez przeskakiwania między modułami.
Dla kogo to szczególnie ważne?
- Szkółki sprzedające hurtowo - szybki dostęp do historii klientów, progi cenowe, eksport do biura rachunkowego
- Producenci sprzedający na Allegro - jedno miejsce dla zamówień online i bezpośrednich
- Firmy kontrolowane przez PIORiN - powiązanie faktury z paszportem i historią zabiegów na danej partii
Podsumowanie
Papierkologia nie musi zabierać godziny dziennie. FloraSoft skraca czas obsługi dokumentów do minimum - dane klientów uzupełniają się same, faktury drukują jednym kliknięciem, a eksport do księgowości zajmuje chwilę. Pobierz wersję próbną i sprawdź, ile czasu możesz odzyskać.
Powiązane
- Integracja FloraSoft z Allegro - zamówienia online w tym samym widoku co bezpośrednie
- Paszporty roślin przy jesiennych wysyłkach - dokumentacja przy wysyłce
- Paszporty roślin - kompletny przewodnik - wymogi prawne producenta